Você não está dando conta de organizar a rotina financeira do seu consultório, com tantas rotinas envolvendo compras de insumos, glosas de convênio, pagamento de funcionários etc.?
O BPO financeiro para médicos entra justamente para tirar esse peso da sua rotina.
Em vez de contratar um analista financeiro júnior, com salário, encargos e treinamento, você paga menos para ter uma equipe especializada cuidando de pagamentos, recebimentos, conciliações e relatórios.
O Assecon é um escritório de Contabilidade para a Área da Saúde e também temos o serviço de BPO Financeiro.
A partir dessa experiência, vamos explicar para você como funciona o BPO Financeiro para médicos e como organizar seu financeiro reduzindo o custo operacional.
O que é BPO financeiro para médicos?
BPO financeiro é a terceirização da rotina financeira da clínica ou do consultório, feita por uma equipe especializada.
Em vez de deixar pagamentos, recebimentos e controles espalhados entre a secretária, alguém do administrativo e o próprio médico, o financeiro passa a ser cuidado por um time que vive esse tipo de operação todos os dias.
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Quais atividades entram no BPO financeiro para médicos?
Em clínica ou consultório médico, o BPO financeiro entra direto na rotina que mexe com caixa, convênios e recebimentos do dia a dia.
O serviço costuma incluir:
- Organização das contas a pagar: Cadastro, classificação e agendamento de todos os compromissos, com controle de vencimentos para evitar juros e multas desnecessárias.
- Controle estruturado das contas a receber: Acompanhamento de recebimentos de convênios, pacientes particulares, cartões, boletos e pix, com visão clara do que entrou e do que ainda falta receber.
- Conciliação bancária e de meios de pagamento: Conferência entre extratos bancários, comprovantes, repasses dos planos e lançamentos internos, garantindo que o saldo reflita a realidade da clínica.
- Acompanhamento de convênios e glosas: Verificação dos repasses, identificação de diferenças, registro de glosas e apoio na organização das informações necessárias para contestação, quando isso fizer parte do escopo.
- Gestão do fluxo de caixa da clínica: Organização das entradas e saídas em linha do tempo, para enxergar períodos de aperto, folga de caixa e necessidade de ajuste.
- Emissão e organização de documentos fiscais: Emissão ou controle de notas fiscais e demais documentos que impactam o financeiro, de acordo com as rotinas definidas pela clínica e pela contabilidade.
- Preparação de relatórios financeiros gerenciais: Estruturação de relatórios que mostram faturamento, recebimentos, inadimplência, custos e resultado, em um formato que o médico consiga entender e usar nas decisões.
Quais problemas do dia a dia da clínica o BPO financeiro resolve?
A rotina financeira de clínicas e consultórios tem desafios muito específicos.
O BPO atua justamente nos pontos que mais desgastam a operação:
- Repasses de convênios que chegam em datas diferentes;
- Glosas sem controle ou sem justificativa;
- Inadimplência de pacientes particulares;
- Pagamentos que vencem sem aviso;
- Extratos que nunca batem com as planilhas;
- Dificuldade para saber se a clínica deu lucro no mês;
- Ausência de relatórios claros para tomar decisões.
Qual a diferença entre BPO financeiro para médicos e a contabilidade da clínica?
A contabilidade trabalha com apuração de impostos, obrigações fiscais, folha de pagamento, escrituração e demonstrações obrigatórias.
O BPO financeiro atua antes desse ponto.
Ele cuida da movimentação diária, registra e organiza pagamentos, recebimentos e conciliações, acompanha o fluxo de caixa e prepara relatórios gerenciais para apoiar decisões.
É o trabalho que alimenta a contabilidade com informações estruturadas.
Como funciona o BPO financeiro no consultório médico, passo a passo?
O funcionamento do BPO financeiro no consultório médico segue uma sequência clara. A ideia é transformar um conjunto de tarefas soltas em um processo contínuo e previsível.
1) Diagnóstico da realidade financeira atual
Primeiro, é feito um mapeamento da rotina: como a clínica recebe de convênios e particular, quais sistemas usa, como são feitos os pagamentos, como o caixa é controlado e onde estão os principais problemas.
2) Desenho do fluxo financeiro e definição de rotinas
Com o cenário entendido, o fluxo financeiro ideal é desenhado.
Define-se como as informações chegam ao time de BPO, quais documentos serão enviados, com que frequência e quem será o contato responsável dentro da clínica.
3) Organização de pagamentos e recebimentos
A partir daí, as contas a pagar começam a ser lançadas e agendadas de forma padronizada.
Os recebimentos são registrados e acompanhados, e os repasses de convênios entram em rotina de conferência constante.
4) Conciliação e acompanhamento do caixa
Com os fluxos rodando, o BPO passa a conciliar extratos, comprovantes, relatórios de convênios e registros internos.
O objetivo é manter o saldo em linha com o que foi produzido e recebido, sem buracos ou valores soltos.
5) Entrega de relatórios e apoio à gestão
Ao final de cada período combinado, o médico recebe um resumo financeiro claro: quanto entrou, quanto saiu, quais são os principais custos, como o caixa se comportou e qual foi o resultado daquele ciclo.
A partir desses números, fica mais simples decidir sobre contratação, investimento em estrutura, negociação com convênios e ajustes na operação.
O Assecon encaixa esse passo a passo na realidade de cada clínica ou consultório, respeitando o momento do negócio e o nível de organização que já existe hoje.
BPO financeiro substitui o departamento financeiro interno da clínica?
Na maior parte dos casos, sim.
Consultórios e clínicas que contratam o BPO normalmente percebem que não precisam manter um funcionário CLT dedicado ao financeiro.
Isso reduz custo fixo e elimina riscos de falhas, já que a rotina passa a ser executada por uma equipe sênior.
Em estruturas maiores, o BPO pode atuar junto ao time interno.
Nesse modelo, o serviço padroniza o processo, assume as rotinas mais críticas e fornece supervisão especializada que a clínica dificilmente teria internamente.
Como o BPO financeiro para médicos reduz o custo operacional da clínica?
Manter alguém interno para cuidar do financeiro parece simples, mas o custo real é alto.
Um analista júnior envolve salário, encargos, férias, possíveis afastamentos e tempo de treinamento.
No fim, essa conta pesa na operação, principalmente em clínicas que ainda estão estruturando seus processos.
Com o BPO financeiro, essa lógica muda.
Por um valor bem menor do que o custo total de um analista CLT, você passa a contar com uma equipe especializada, que já domina rotinas de convênios, recebimentos, conciliação e fluxo de caixa.
O BPO financeiro cuida do faturamento dos convênios médicos?
O BPO pode apoiar diretamente o faturamento de convênios, desde que isso faça parte do escopo contratado. E
Em muitos casos, o trabalho envolve conferir demonstrativos, acompanhar repasses, identificar glosas e comparar o que foi produzido com o que foi efetivamente pago.
Há situações em que a clínica mantém um faturamento interno, mas conta com o BPO para fazer a conferência financeira final e garantir que os valores estejam corretos.
Em outras, o próprio BPO participa do processo de faturamento, sempre com foco em dar visibilidade ao médico sobre o que está sendo recebido e o que está sendo perdido ao longo do caminho.
Como o BPO financeiro se integra ao meu software de clínica médica?
A integração depende do sistema que a clínica usa, mas o princípio é o mesmo.
O BPO precisa enxergar os dados que mostram o que foi atendido, o que foi faturado e o que foi recebido.
Isso pode acontecer por meio de relatórios exportados do sistema, acessos específicos para o time financeiro ou integrações mais avançadas, quando o software oferece essa possibilidade.
BPO financeiro para médicos vale a pena para clínica pequena ou só para grandes estruturas?
O tamanho da estrutura física não é o único critério.
Consultórios considerados pequenos em número de salas podem ter um volume financeiro significativo, com convênios diferentes, particular, procedimentos de maior valor e custos fixos altos.
Nesses casos, a complexidade da rotina já justifica um financeiro profissionalizado.
O BPO passa a valer a pena quando o médico já sente que não consegue acompanhar o fluxo de dinheiro que entra e sai, quando as decisões são tomadas sem número confiável e quando o tempo gasto tentando organizar o financeiro começa a atrapalhar a atividade principal.
Quanto custa contratar um BPO financeiro para médicos e como avaliar o retorno?
O custo do BPO financeiro varia conforme o tamanho da sua clínica, o volume de movimentações, a quantidade de convênios e o nível de controle que você espera ter nos relatórios.
Clínicas com mais atendimentos e mais fontes de recebimento naturalmente exigem um trabalho maior do que um consultório menor.
Para avaliar o retorno, você olha para três pontos:
- Quanto erro e perda diminuem quando o financeiro passa a ser acompanhado de perto;
- Quanto tempo seu e da equipe é liberado para atividades que geram receita;
- Quanto fica mais fácil decidir sobre investimento, equipe e preços com base em número confiável.
Como o Assecon organiza o BPO financeiro para médicos e clínicas na prática?
O Assecon integra o BPO financeiro à realidade do médico, sem criar uma estrutura paralela que não conversa com o dia a dia da clínica.
O serviço é desenhado para se adaptar ao nível de maturidade da operação, respeitar os sistemas já utilizados e entregar relatórios em linguagem que o médico consiga interpretar com facilidade.
Quer saber se o BPO Financeiro é para você e como implantar na sua clínica? Entre em contato com o Assecon e agende uma reunião de diagnóstico.
