No mundo dos negócios, uma gestão financeira eficaz é fundamental para garantir a saúde e o crescimento sustentável da empresa.
Entre os diversos elementos que compõem a estrutura financeira de uma organização, as despesas operacionais desempenham um papel crucial.
Mas, afinal, o que são despesas operacionais, como calcular e organizar essas despesas de um negócio?
Leia até o fim que ao longo desse artigo vamos te contar!
O que são despesas operacionais
As despesas operacionais são os custos considerados essenciais para o funcionamento de um negócio. Elas incluem gastos como folha de pagamento, impostos, contas de energia, aluguel, material de escritório, manutenção predial e de equipamentos, e campanhas de marketing, por exemplo.
Essas despesas são relatadas na Demonstração de Resultado do Exercício (DRE) e, embora não gerem lucro diretamente, seu controle é crucial para um planejamento financeiro eficaz.
Analisar esses dados periodicamente é essencial para evitar desperdícios, reduzir custos e fazer investimentos estratégicos no negócio.
Quais são os tipos de despesas operacionais
Na categoria de despesas operacionais, há diversos subtipos de gastos necessários para manter uma empresa funcionando. É importante entender bem esses gastos e classificá-los corretamente em três tipos principais, para que as finanças fiquem mais organizadas.
Pensando nisso, vamos entender melhor cada um dos tipos:
- Despesas administrativas:
São os custos indiretos da operação não ligados ao processo de vendas, mas essenciais para a atividade-fim. Alguns exemplos desse tipo de despesa são as contas de energia, pagamento de salários, seguros, impostos e benefícios como vale-transporte e plano de saúde.
- Despesas comerciais:
As despesas comerciais são os custos ligados ao processo de vendas. Incluem comissões de vendedores, brindes, eventos de vendas, campanhas de marketing e materiais de divulgação.
O salário fixo dos vendedores, no entanto, não se enquadra nesse tipo, é classificado como uma despesa administrativa.
- Outras despesas:
Quando falamos de outras despesas estamos falando dos gastos que não se enquadram como administrativas ou comerciais.
Elas incluem despesas específicas de determinados setores, como exportação, e investimentos em pesquisa e desenvolvimento de novos produtos.
Como calcular as despesas operacionais?
Para calcular as despesas operacionais, é necessário somar todos os custos relacionados à operação diária de uma empresa.
Comece identificando todas as despesas operacionais. Para isso, separe cada uma em qual categoria ela pertence, se é administrativa, comercial ou outras despesas. Inclua nessa identificação todos os custos relevantes.
Em seguida, reúna os dados financeiros necessários para cada uma das categorias de despesa. Nessa etapa, utilize relatórios contábeis, faturas, recibos e outros documentos financeiros.
Por fim, calcule o total de despesas para cada categoria individualmente e, depois, some os totais de cada categoria para obter o total das despesas operacionais. A fórmula básica para calcular as despesas operacionais é a soma das despesas administrativas, comerciais e outras despesas.
Como organizar as despesas operacionais no negócio
A organização é crucial na administração financeira de um negócio. Por isso, é crucial comparar anualmente a evolução das despesas para identificar aumentos ou reduções, o que requer organização.
Avaliar a empresa como um todo possibilita verificar sua lucratividade e identificar desafios, o que permite um planejamento de ações imediatas para melhorias.
Sendo assim, para manter uma gestão de operações eficiente e organizada, você pode seguir alguns passos:
- Monitore regularmente:
Sempre mantenha registros atualizados de todas as despesas operacionais, utilizando ferramentas de software de contabilidade para uma visão clara do fluxo de caixa e apoio na tomada de decisões.
- Faça análises e revisões:
Revise regularmente as despesas operacionais para identificar áreas de redução de custos e gastos que estão superando o planejado, ajudando a manter as finanças sob controle.
- Implemente controles de custos:
Defina orçamentos para diferentes categorias de despesas e monitore-os de perto, permitindo ajustes rápidos quando necessário.
- Realize auditorias regularmente:
Verifique periodicamente as despesas para garantir que sejam necessárias e estejam dentro do orçamento, identificando ineficiências e possíveis economias.
- Benchmarking:
Compare suas despesas operacionais com as de empresas similares para obter insights sobre melhorias e destacar áreas de excelência e práticas eficientes.
- Incentive a cultura de eficiência:
Promova uma mentalidade de eficiência e controle de custos em toda a organização, treinando os funcionários sobre a importância de manter os custos baixos e encorajando-os a identificar oportunidades de economia.
Seguindo esses passos, a empresa pode manter uma gestão de operações eficiente, organizada e lucrativa.
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